Zamówienie, które przyszło w sierpniu
Drugiego sierpnia tego roku zadzwonił do mnie klient, z którym współpracuję od kilku lat. Chciał złożyć zamówienie na dwieście drewnianych pudełek prezentowych na wymiar z dostawą przed pierwszym tygodniem grudnia. Zakładałem, że dzwoni, żeby omówić pilny harmonogram, tak jak zawsze to robi. Co roku pojawiał się pod koniec października spanikowanym głosem i za małą liczbą, pytając, czy moglibyśmy wyprodukować pudełka na zamówienie w trzy tygodnie. Zawsze mogliśmy. Koszt był okropny, a wykończenie zawsze trochę ucierpiało, ale daliśmy radę.
Tym razem był spokojny. Powiedział, że zastanawiał się nad harmonogramem od tygodni i postanowił nawiązać kontakt przed końcem lata. Chciał zobaczyć próbki materiałów, omówić nowy mechanizm pokrywy i być może zbadać inny gatunek drewna do wnętrz. Miał czas – powiedział. Nie wiedziałem, co z tym zrobić.
Nie jest on jedyny. W ciągu ostatnich dwóch lat zauważyłem cichą, ale wyraźną zmianę w sposobie, w jaki ludzie zaczynają dzwonić w sprawie prezentów świątecznych. Sierpniowe rozmowy dotyczyły zupełnie czegoś innego,-kontynuacji zamówień wiosennych, przykładowego zamówienia na projekt, który wcale nie miał charakteru sezonowego. Teraz myślą o Bożym Narodzeniu. O prezentach dla klientów na Święto Dziękczynienia. Informacje o programach korporacyjnych na koniec-roku. Okno zamówień w ramach listopadowego zamieszania przesunęło się o około półtora miesiąca, a może i więcej, w zależności od tego, z kim rozmawiasz.
Są ku temu powody i nie są one tajemnicze. Zakłócenia w łańcuchu dostaw, które miały miejsce kilka lat temu, nauczyły zespoły zakupowe czegoś, czego większość z nich już podejrzewała, ale nigdy nie zadała sobie trudu, aby podjąć działania. Czekanie kosztuje. Zamawiając niestandardowe opakowania w ostatniej chwili, płacisz nie tylko za produkcję. Płacisz za fabrykę, która pracuje na pełnych obrotach i może zmieścić Cię tylko pomiędzy większymi klientami. Płacisz za przyspieszoną wysyłkę, ponieważ na osi czasu nie ma bufora. Płacisz za materiał, który jest dostępny, a nie za materiał, którego faktycznie chciałeś. Widziałem, że to samo niestandardowe pudełko kosztowało w listopadzie prawie połowę ceny w porównaniu z tym, co kosztowałoby latem. To nie jest błąd zaokrąglenia. Na tym właśnie polega różnica między przemyślanym programem prezentów a nagłym wypadkiem.
Zmieniło się także to, co ludzie zamawiają, a to ma takie samo znaczenie, jak to, kiedy to zamawiają. Dziesięć lat temu firmowe pudełko upominkowe było pudełkiem. Wkładasz coś do środka, może bibułkę, może wstążkę i wysyłasz. Dziś oczekiwania są zupełnie inne. Klienci chcą niestandardowych wkładek piankowych, które dobrze utrzymują produkt na miejscu. Chcą, aby wykończenie zewnętrzne sprawiało wrażenie czegoś, co można znaleźć w butiku, a nie w magazynie. Chcą magnetycznego zamknięcia, które przy otwieraniu wydaje specyficzny dźwięk. To nie są przedmioty, które składa się w pośpiechu z katalogowych części. Wymagają iteracji projektu, próbek materiałów, testów wykończeniowych i co najmniej dwóch lub trzech miesięcy między zespołem projektowym a halą produkcyjną.
Presja kulturowa też jest realna. Media społecznościowe zmieniły oczekiwania ludzi po otrzymaniu prezentu. W chwili, gdy ktoś otwiera firmowe pudełko upominkowe, podejmuje decyzję, czy je sfotografować, oznaczyć tagiem, udostępnić. Piękna prezentacja zasługuje na takie traktowanie. Zwykłe pudełko kartonowe tego nie robi. Wychwyciły to firmy, przynajmniej te, które dokładnie zastanawiają się, jak ich marka prezentuje się w rękach innych ludzi i rozumieją, że opakowanie jest częścią przekazu. To zrozumienie popycha ich do pracy na zamówienie, a praca na zamówienie wymaga czasu.
Zacząłem mówić to samo każdemu nowemu klientowi i mam to na myśli, kiedy to mówię. Jeśli chcesz, aby Twoje świąteczne prezenty sprawiały wrażenie przemyślanych, a nie szaleńczych, porozmawiaj o tym latem. Nie we wrześniu, kiedy mówi się już o najlepszych mocach produkcyjnych fabryki. Nie w październiku, kiedy wybierasz spośród resztek materiałów i masz nadzieję, że harmonogram się utrzyma. W spokojnych miesiącach, kiedy jest miejsce na zbadanie opcji, a presja jest wystarczająco niska, aby podejmować dobre decyzje.
Klient, który dzwonił w sierpniu i ten, który wpadał w panikę-zamawiając w listopadzie, spędziliśmy trzy tygodnie na próbkach, zanim zdecydował się na projekt. Przetestowaliśmy dwa różne gatunki drewna, jaśniejszą sosnę i cieplejszą paulownię, a on wybrał paulownię, ponieważ dobrze leżała w dłoni. Dwukrotnie sprawdzaliśmy mechanizm pokrywy, zanim znaleźliśmy coś, co otwierało się płynnie, bez uczucia luzu. Nic z tego nie byłoby możliwe w ciągu trzech-tygodni. Dostałby pudełko. To nie byłoby pudełko, którego chciał.
Nie wiem, czy przejście w kierunku wczesnego zamawiania będzie nadal przyspieszać, czy też ustabilizuje się na poziomie nowej normy. Wiem jednak, że fabryki, z którymi współpracuję, co roku wcześniej rezerwują swoje zimowe moce produkcyjne, a klienci, którzy planują z wyprzedzeniem, konsekwentnie otrzymują lepszą pracę po lepszych cenach. Ci, którzy czekają, to ci, którzy w listopadzie dzwonią do mnie ze znajomym, zmartwionym głosem i pytają, czy trzy tygodnie to wystarczająco dużo czasu. Zwykle tak jest. To po prostu za mało czasu na wykonywanie pracy, z której którekolwiek z nas chce być dumne.
Grudzień to miesiąc dawania. To nigdy nie miał być miesiąc na wędrówkę. O różnicy między tymi dwiema kwestiami decyduje się zwykle w sierpniu.
